Afrekening service- en stookkosten

Hier vind je alle informatie en veelgestelde vragen.

Het kan voorkomen dat je een woning bij ons huurt en elke maand een voorschot moet betalen voor het gebruik van gas, water en elektra en andere servicekosten. Dit bedrag is bepaald op basis van het ingeschatte energieverbruik. De werkelijke kosten berekent Villex elk jaar, op basis van de meterstanden. Het kan zijn dat je geld terug krijgt, maar het kan ook zijn dat je bij moet betalen als je te veel heb verbruikt. Je kunt de afrekening van het jaar ervoor, in het 2e kwartaal verwachten.

Afrekening is hoger of lager dan verwacht?

Onderstaand tref je een aantal oorzaken waardoor je verbruik hoger of lager uit kan vallen dan verwacht:

  • Het is een strenge of juist een zachte winter geweest (Wij raden aan dat je de verwarming overdag op maximaal 21 graden zet en in de nacht op maximaal 17 graden.)
  • De gasprijs is gestegen/ gedaald ten opzichte van vorig jaar.
  • Verandering in thuissituatie. (Ben je meer thuis geweest? Is er iemand bij je komen wonen?)

Waarom krijgt mijn buurman meer terug?

Het kan voorkomen dat een medebewoner een lagere afrekening krijgt of een lager voorschot betaalt. Er zijn verschillende redenen waarom dit het geval kan zijn:
  • De woonruimtes zijn niet even groot. Het verbruik van gas wordt berekend op basis van vierkante meters.
  • De ingangsdatum van jullie contract verschilt. Het verbruik wordt berekend over de gehele contractperiode. De periode van je medebewoner kan korter of langer zijn dan die van jou, of was op een ander moment in het jaar.
  • De ander verbruikt ‘gewoon’ minder. Dit is alleen inzichtelijk als er individuele meters in de woonruimtes zijn. Indien je een aparte meter hebt kan het zijn dat de ander minder heeft verbruikt dan jij.

Tips

Je wilt natuurlijk het liefst lage maandelijkse kosten, als het even kan geen afrekening waarbij je moet bijbetalen èn duurzaam met energie omgaan. Hieronder hebben we een aantal tips voor je opgesomd:

  • Zet apparaten die je niet gebruikt uit (ook niet op standby).
  • Doe de was op een lagere temperatuur en met een volle wastrommel.
  • Zet je koelkast en vriezer waterpas (voorkom dat er warme lucht binnenkomt door kiertjes).
  • Zet de verwarming laag als je niet thuis bent.
  • Zet geen grote voorwerpen voor de verwarming, zoals een bank of een bed
  • Laat het licht nooit onnodig aanstaan.
  • Gebruik spaarlampen.
  • Laat niet onnodig de kraan lopen.
  • Doe de afwas in een teiltje met een sopje.
  • Een concert geven onder de douche? Verplaats dit naar net buiten de douche.

Hieronder tref je nog een overzicht aan van veel gestelde vragen. Denk je na het lezen hiervan dat er toch iets verkeerd is gegaan met je afrekening? Neem dan contact op met onze financiële administratie via administratie@villex.nl.

Veelgestelde vragen

Afrekening voorschotten voor o.a. gas/water/elektra. Eén keer per jaar ontvang je een afrekening voor alle kosten waar je voorschotten voor hebt betaald. Je ontvangt deze afrekening binnen 6 maanden na afloop van het kalenderjaar.

For English click here.

Er zijn geen meters in mijn kamer, hoe bepalen jullie mijn aandeel in de kosten?

We rekenen elektra, water en eventuele overige servicekosten (zoals bijvoorbeeld schoonmaak of pluspakket) af op basis van het aantal dagen dat jouw huur contract duurde (dit noemen we sleuteldagen).
We tellen alle dagen dat alle kamers verhuurd konden worden bij elkaar op (of ze nu bewoond waren of niet) en dat is het totaal aantal sleuteldagen.
Jouw sleuteldagen, gedeeld door het totaal aantal sleuteldagen, levert een percentage op. Dit vermenigvuldigen wij met de kosten. Dit is jouw aandeel in de totale kosten.

 

We rekenen gas/stookkosten af in 2 delen. Voor het vaste deel van de stookkosten, nemen wij 35% van de gasrekening. Deze verdelen wij op dezelfde manier als het elektra (zie hierboven). Voor het variabele deel van de stookkosten, nemen wij 65% van de gasrekening. Deze verdelen wij over de bewoners en de leegstaande ruimtes, rekening houdend met de periode dat men er woonde en de oppervlakte van de ruimte die je bewoont.

In de zomer verbruik je immers minder dan in de winter en iemand die een kleine ruimte bewoont, hoort minder bij te dragen dan iemand die in een grote kamer woont. Wij berekenen dit door gebruik te maken van zogenaamde graaddagen.

Graaddagen worden landelijk bijgehouden, en geven aan elke dag een waarde (binnentemperatuur ten opzichte van buitentemperatuur). Hierdoor wordt een winterdag waarin je stookt anders meegewogen dan een zomerdag waarin je niet stookt. Deze graaddagen vermenigvuldigen met het oppervlakte van jouw kamer, dit levert jouw graadoppervlakte op. Dit rekenen we voor alle bewoners en leegstaande periodes uit. Jouw graadoppervlakte, gedeeld door het totale graadoppervlakte levert een percentage op. Dit vermenigvuldigen wij met de kosten. Dit is jouw aandeel in de totale kosten.

Er zijn wel meters in mijn kamer, hoe bepalen jullie mijn aandeel in de kosten?

De berekening van het variabele deel van de gasrekening (65%) wordt nu berekend op basis van jouw meterstanden.

We lezen de meterstanden per meterkastje 2x per maand uit en weten dus jouw totale meterstand. We doen dit voor iedereen en weten dus de totale meterstanden. Jouw meterstand, gedeeld door alle meterstanden samen, levert een percentage op. Dit vermenigvuldigen wij met de kosten. Dit is jouw aandeel in de totale kosten. Alle overige kosten (vast deel gas 35%, elektra, water en andere kosten) worden op basis van sleuteldagen berekend, zie uitleg hierboven gegeven.

Heb ik invloed op de overige kosten?

Ja. Jouw eigen gebruik van gas, water, licht draagt bij aan de hoogte van de totale rekening en daarmee heb je dus ook invloed op jouw deel van de kosten. Maar ook jouw manier van het pand schoonhouden, is van invloed op de totale kosten. De extra onnodige kosten die Villex moet maken om het totale pand leefbaar te houden (bijv brandgangen vrij maken van rotzooi, winkelwagentjes verwijderen, rotzooi rondom het pand verwijderen), worden op alle bewoners verhaald. Met elkaar kunnen jullie ervoor zorgen dat kosten lager zijn. Villex verdient geen geld hierop, teveel betaalde voorschotten gaan immers terug naar bewoners.

Hoe zorg ik dat de energierekening zo laag mogelijk blijft?

De totale rekening voor energie wordt verdeeld over alle bewoners. Met elkaar kunnen jullie er voor zorgen dat de energierekening betaalbaar blijft. Ga dus bewust om met energie: laat niet onnodig licht branden, draai de radiator dicht als je niet aanwezig bent, plaats geen grote voorwerpen voor de radiatoren, geef het door als kranen lekken, let op dat een stortbak van een wc niet blijft doorstromen.

Verzamelpanden zijn vaak grote ruimtes, die niet energiezuinig zijn. Soms zijn de kosten van met name gas en elektra voor een verzamelpand zo hoog dat de kosten voor de bewoners te hoog zouden worden. De bewoners betalen dan alleen een bijdrage. De extra kosten moeten dan worden gedragen door Villex. De bewoners ontvangen dan geen afrekening. Indien Villex bemerkt dat er extreem hoge kosten zijn door misbruik van gas, water of elektra, dan zal zij de extra kosten wel verhalen op de bewoners.

Hoeveel administratiekosten berekenen jullie?

Volgens de regelgeving *) mogen wij voor stookkosten 2% administratiekosten rekenen en voor alle overige kosten 5%, doch minimaal € 7,50 per afrekenbare unit per jaar.

Ik krijg geld terug, wanneer ontvang ik dat?

De terugbetaling van teveel betaalde voorschotten, gebeurt binnen 4 weken nadat je de afrekening hebt ontvangen. Het bankrekeningnummer dat van jou bekend is, hebben wij op de factuur vermeld. Is dit nummer niet meer correct? Geef het dan zo snel mogelijk door via administratie@villex.nl. Staat je nummer niet ingevuld? Dan hebben wij geen bankgegevens van jou. Je moet dan jouw IBAN nummer aan ons doorgeven. Dit doe je via administratie@villex.nl Heb je nog schulden bij Villex? Dan betalen wij de teruggave niet uit, of we verrekenen je schulden met de teruggave.

Kunnen jullie mijn afrekening niet verrekenen met mijn borg?

Nee dit kunnen wij niet zelf doen. Je borg terugbetaling (eindafrekening huur) vindt binnen 6 weken na het verlaten van de ruimte plaats. De afrekening servicekosten kan in het ergste geval 17 maanden later nog plaatsvinden. Alleen op verzoek van de bewoner, kunnen wij overgaan op verrekenen. Hiervoor zal je zelf contact moeten zoeken met onze debiteurenadministratie (via administratie@villex.nl).

Waarom berekenen jullie administratiekosten?

Villex betaalt alle leveranciers vooruit en Villex moet een gedetailleerde administratie bij houden. Dit kost tijd, menskracht en geld. Een deel van deze kosten belasten wij door aan de bewoners, bij de afrekening.

Waarom is deze afrekening pas zo laat?

Pas na afloop van het hele kalenderjaar kunnen we bepalen hoeveel de jaarkosten waren en hoe groot ieders aandeel in die kosten was. Wees je er dus van bewust dat als je bijvoorbeeld in februari een ruimte verlaat je in het jaar erna tussen januari en juli nog de afrekening gaat krijgen. Dan krijg je nog geld terug of moet je nog bijbetalen.

Wat moet je doen als je het niet eens bent met de afrekening?

Als je inhoudelijke vragen hebt over je afrekening, stel ze dan direct, liefst per mail ( administratie@villex.nl) Als je na de gegeven uitleg nog bezwaar hebt, dan moet je dit schriftelijk kenbaar maken. Ook dit kun je doen door een mail te sturen naar administratie@villex.nl Doe dit op tijd! Dus wacht niet tot je aanmaningen krijgt. Bezwaar indienen kan alleen maar door inhoudelijk te reageren, dus geef aan wat je bezwaar is en waarom je het er niet mee eens bent.